Tracked là gì? Tracked có nghĩa là các hành động thay đổi đã được “ghi vết” lại Tính năng Track Changes sẽ đánh dấu rõ ràng mọi nội dung được thêm vào, xóa bỏ hoặc nhận xét bằng các màu sắc và ký hiệu riêng biệt. Người sử dụng có thể dễ dàng kiểm soát quá trình chỉnh sửa, đặc biệt trong môi trường làm việc theo nhóm.

Một số chức năng liên quan đến Track Changes gồm:

• Accept/Reject Changes: Người chỉnh sửa có thể đồng ý hoặc từ chối từng thay đổi xuất hiện trong tài liệu.

• Show Markup: Người dùng có thể lựa chọn hiển thị các dạng chỉnh sửa khác nhau như chèn nội dung, xóa nội dung, bình luận.

• Compare/Combine: Công cụ cho phép so sánh hai phiên bản tài liệu hoặc hợp nhất thay đổi đến từ nhiều người chỉnh sửa.

Khi nào nên dùng Track Changes?

Tính năng Track Changes Word nên được áp dụng trong các tình huống cần theo dõi và kiểm soát quá trình chỉnh sửa tài liệu một cách rõ ràng. Một số trường hợp cụ thể nên sử dụng Track Changes:

• Chỉnh sửa tài liệu chung: Nhiều thành viên trong nhóm có thể cùng xử lý một tệp tin như báo cáo, hợp đồng, dự án. Công cụ Track Changes giúp ghi nhận đầy đủ mọi đóng góp từ từng cá nhân.

• Biên tập và chỉnh sửa nội dung: Giảng viên nhận xét bài làm của sinh viên, biên tập viên rà soát bài viết, hay cấp quản lý kiểm tra báo cáo dựa trên các dấu vết chỉnh sửa rõ ràng.

• Theo dõi lịch sử thay đổi: Người dùng dễ dàng xem lại những nội dung đã xóa, thay đổi so với phiên bản gốc của tài liệu.

• Đảm bảo tính nhất quán: Tài liệu quan trọng cần được kiểm soát chặt chẽ về nội dung và hình thức, do đó công cụ Track Changes giúp hạn chế sai sót và duy trì sự đồng bộ trong toàn bộ văn bản.

Cách bật Track Changes trong Word

Khi chỉnh sửa tài liệu, việc theo dõi các thay đổi giúp bạn dễ dàng kiểm soát nội dung và làm việc nhóm hiệu quả hơn. Dưới đây là cách bật Track Changes trong Word, Google Docs.

Bật Track Changes trên máy tính

Bật Track Changes trên máy tính rất đơn giản, bạn có thể thực hiện theo 2 bước sau:

• Bước 1: Vào thẻ Review trên thanh công cụ.

• Bước 2: Trong mục Tracking, chọn Track Changes để bật.

Cách nhanh: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E để mở Track Changes.